个人资料私隐专员公署昨日发表4宗涉及物业管理公司的投诉调查报告及更新《保障个人资料私隐—物业管理界别指引》。 香港文汇报记者 摄
访客进入大厦时要出示身份证登记，或住户领取特区政府派发的口罩时需要填写数据，这些都是日常生活中常见场景，但物业管理公司可能要求多多，或未能妥善保管数据，导致侵犯私隐，市民须多加留意。个人资料私隐专员公署昨日就4宗近期有关物管公司的投诉发表调查报告，指该4间物业管理公司不当收集、保留及使用业户及访客个人资料，其中有公司不必要地要求外卖平台送餐员出示身份证才允许进入，其实工作证等其他身份证明文件亦可用作访客身份登记。公署同时更新《保障个人资料私隐—物业管理界别指引》，厘清物管团体权责。
去年12月5日，一名外卖平台送餐员向个人资料私隐专员公署投诉指，他在进入筲箕湾东旭苑一个单位时，被保安员要求必须出示身份证作访客登记，接待柜枱上亦有必须使用身份证登记的告示。外卖员曾提出以工作证进行访客登记，惟保安员明确表示只会接受身份证。最后，在没有出示身份证的情况下，外卖员被拒进入大厦。
个人资料私隐专员公署认为，涉事的“怡信物业管理有限公司”事实上可选用其他侵犯私隐程度较低的方法，例如接受工作证登记，或与住户核实到访目的，但怡信并未提供其他不侵犯私隐的替代方法，做法属违规。
公署首席个人资料主任（投诉）陈美仪指出，身份证资料敏感，可用作永久识别个人身份，虽然相关《实务守则》没有禁止物管人员查看访客身份证，但必须同时提供其他选项。
筲箕湾东旭苑的接待柜枱上亦有「必须使用身份证进行访客登记」的告示。私隐公署供图
领口罩登记资料竟无遮无掩
另一宗个案涉及一间物管公司在派发口罩活动中，没有覆盖登记领取口罩住户的姓名、地址等数据，被住户投诉。去年6月，上水清河邨的屋邨办事处协助政府派发口罩予每户居民，居民领取口罩后，须于一张签收纸上登记姓名、住所单位、领取日期并签署。该签收纸为共享表格，涉事的“创毅物业服务顾问有限公司”却未有采取措施遮盖已登记的住户数据，其他人填数据时甚至途人经过都可“尽览无遗”，创毅亦未告知住户资料的保存期限。公署调查后，认为创毅没有妥善保存住户个人资料，并指就特定目的（如派口罩）收集资料时，应拟订个人资料的保存期限。
屋苑追欠款通告尽泄48业主姓名
亦有住户因欠款被物管公司“示众羞辱”。今年3月，管理长洲桂涛花园的“昌生物业代理及管理有限公司”在屋苑公共地方的告示板张贴收业主集资款项的通告，上面附有48名业主的英文全名、单位完整地址及未缴付的金额等数据。公署认为，昌生旨在透过通告告知全体业主，因部分人未按时缴款，导致桂涛花园财务紧张，并提醒该些业主尽责，但其实告知无须采用公开张贴的方法，将通告发送至涉事业主的信箱，已可达到追收欠款的效果。
另有“柏汇”住宅一名住户表示，收到另一名业主来电，查问下发现，竟是大厦一名保安将他的电话透露予对方。私隐专员钟丽玲表示，管理大厦的“尊家管业有限公司”保安员擅自向他人披露投诉人的电话号码，明显不符合收集和使用数据的目的。
上水清河邨登记居民领取口罩的共享表格，发现住户数据没有措施遮掩。私隐公署供图
公署指，过去5年，针对物管界别的投诉每年介乎120宗至约160宗，因应行业发展，公署已同步更新《保障个人资料私隐—物业管理界别指引》，内容涵盖最常见的处理个人资料范畴。例如大厦公众地如设有闭路电视，公众应明确被告知正受到闭路电视监察，以及监察目的；收集访客的身份证号码前，物管经理必须考虑采取其他方法核实访客身份等。
公署又建议物管团体引入个人资料私隐管理系统，将个人资料私隐保障纳入团体的管治责任。（香港文汇报记者 唐文）
责编：陈楚发
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